Arbeitszeugnis

Arbeitnehmende haben bei Beendigung ihres Arbeitsverhältnisses einen gesetzlichen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis nach § 109 Gewerbeordnung (GewO). Das Zeugnis muss mindestens Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit enthalten (einfaches Zeugnis). Auf Wunsch der Arbeitnehmenden muss es zusätzlich eine Bewertung von Leistung und Verhalten enthalten (qualifiziertes Zeugnis).

Seit 01.01.2025 kann das Zeugnis mit Ihrer Einwilligung auch in elektronischer Form erteilt werden; ein qualifiziert unterzeichnetes elektronisches Dokument kann insbesondere bei digitalen Bewerbungen vorteilhaft sein.

Der Anspruch entsteht, sobald feststeht, dass das Arbeitsverhältnis endet – etwa nach Zugang einer Kündigung. Sie müssen das Zeugnis aktiv verlangen; ohne Ihr Verlangen wird häufig kein Zeugnis erstellt.

Einfaches oder qualifiziertes Zeugnis – was ist sinnvoll?

Ein einfaches Zeugnis enthält nur Angaben zu Art und Dauer der Beschäftigung. Ein qualifiziertes Zeugnis beschreibt zusätzlich Ihre Leistungen und Ihr Verhalten im Arbeitsverhältnis – beispielsweise Arbeitsqualität, Fachkompetenz, Belastbarkeit, Teamfähigkeit und Führungsverhalten.

Als Arbeitnehmende haben Sie ein Wahlrecht: Sie können ein einfaches oder ein qualifiziertes Zeugnis verlangen. Dieses Wahlrecht sollten Sie aber bewusst ausüben. Wer zunächst nur ein einfaches Zeugnis verlangt und erhält, hat seinen Anspruch in der Regel ausgeschöpft; ein späteres Verlangen eines qualifizierten Zeugnisses kann dann scheitern.

Für Bewerbungen ist ein qualifiziertes Zeugnis fast immer die bessere Wahl, weil es zukünftigen Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern ein differenziertes Bild Ihrer beruflichen Stärken vermittelt.

Zwischenzeugnis – wichtig bei Veränderungen

Auch während eines laufenden Arbeitsverhältnisses kann ein Zwischenzeugnis sinnvoll und rechtlich geboten sein. Ein Anspruch wird aus der Fürsorgepflicht der Arbeitgeberseite abgeleitet (§ 241 Abs. 2 BGB) und setzt ein berechtigtes Interesse voraus, etwa:

• bevorstehender Vorgesetztenwechsel
• Betriebsübergang oder interne Versetzung
• längerfristige Freistellung, z.B. vor einer Elternzeit oder längerer Auslandsentsendung.

Ein Zwischenzeugnis hat eine starke Indizwirkung für das spätere Endzeugnis: Für den Zeitraum, den das Zwischenzeugnis abdeckt, ist die Arbeitgeberseite in seiner späteren Beurteilung grundsätzlich gebunden. Von einer positiven Bewertung darf sie im Endzeugnis nur abweichen, wenn sie konkrete spätere Leistungs‑ oder Verhaltensänderungen darlegen und beweisen kann.

Gerade bei einem Vorgesetztenwechsel ist es daher empfehlenswert, ein Zwischenzeugnis zu verlangen. Es sichert Ihre bisherige positive Bewertung ab.

Was macht ein gutes Arbeitszeugnis aus?

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis muss wahr sein und gleichzeitig von „verständigem Wohlwollen“ gegenüber den Arbeitnehmenden getragen werden. Es darf Ihr weiteres berufliches Fortkommen nicht ungerechtfertigt erschweren.

§ 109 Abs. 2 GewO verlangt zudem Zeugnisklarheit: Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein und darf keine „Geheimcodes“ oder versteckten negativen Aussagen enthalten, die sich nicht unmittelbar aus Wortlaut oder Form ergeben. Unzulässig sind etwa Formulierungen, die nur „Bemühungen“ betonen („hat sich stets bemüht“), ohne das Ergebnis zu benennen, oder Angebote im Zeugnis, man stehe für Rückfragen zur Verfügung – solche Aussagen wurden als Verstoß gegen das Gebot der Zeugnisklarheit qualifiziert.

Inhaltliche Grenzen

Nicht ins Zeugnis gehören regelmäßig:

• der Beendigungsgrund (z.B. Eigenkündigung, betriebsbedingte Kündigung, verhaltensbedingte Kündigung),
• bloße Verdachtsmomente,
• Krankheitszeiten, soweit sie das Arbeitsverhältnis nicht wesentlich geprägt haben.

Die Erwähnung von Elternzeit ist nur zulässig, wenn die Ausfallzeit eine wesentliche tatsächliche Unterbrechung darstellt und sonst ein falscher Eindruck über die tatsächlich geleistete Arbeitszeit entstünde (BAG 10.05.2005 – 9 AZR 261/04).

Die Tätigkeit als Betriebsratsmitglied ist grundsätzlich nur auf ausdrücklichen Wunsch der Arbeitnehmenden im Zeugnis zu erwähnen. Ein Hinweis gegen ihren Willen kann mit dem Benachteiligungsverbot aus § 78 BetrVG kollidieren.

Zeugnisnoten und Beweislast – Ihr Anspruch auf „gute“ Bewertung?

Arbeitnehmende haben keinen Anspruch auf eine bestimmte Schulnote („gut“ oder „sehr gut“), sondern auf ein leistungsgerechtes Zeugnis. Die Note „befriedigend“ („zur vollen Zufriedenheit“) gilt als durchschnittliche Leistung.

Wer eine überdurchschnittliche Beurteilung („stets zur vollen Zufriedenheit“, „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“) beansprucht, muss entsprechende Leistungen darlegen und gegebenenfalls beweisen – etwa durch sehr gute Zielerreichung, positive Leistungsbeurteilungen, frühere Zwischenzeugnisse oder besondere Projekte. Erst dann muss die Arbeitgeberseite Tatsachen vortragen, die dem widersprechen.

Unterdurchschnittliche Bewertungen („ausreichend“ oder schlechter) muss dagegen im Prozess die Arbeitgeberseite begründen, weil sie sich auf eine für Sie nachteilige Einschätzung beruft.

Schlussformel: Dank, Bedauern, Wünsche

Viele Arbeitnehmende legen großen Wert auf die Schlussformel („Wir danken …, bedauern sein/ihr Ausscheiden und wünschen … alles Gute und weiterhin viel Erfolg.“). Sie kann die Bewerbungschancen erhöhen und wird von künftigen Arbeitgebern als positives Signal verstanden.

Rechtlich ist die Lage klar: Nach der aktuellen Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts besteht kein Anspruch auf eine Dankes‑ und Wunschformel. § 109 GewO ist insoweit abschließend; der Arbeitgeber darf nicht gezwungen werden, seine innere Haltung zu Ihnen in einer solchen Formel zu äußern (BAG 25.01.2022 – 9 AZR 146/21).

Gleichwohl ist ein Zeugnis ohne Schlussformel in der Praxis häufig ein Warnsignal. Wenn ein ursprünglich enthaltene positive Schlussformel im Zuge eines Zeugnisstreits gestrichen wird, kann das als unzulässige Maßregelung oder als Verstoß gegen Treu und Glauben zu werten sein.

Form des Arbeitszeugnisses – Papier, elektronisch, tabellarisch?

Schriftform und elektronische Form

Das Zeugnis ist grundsätzlich schriftlich zu erteilen und zu unterschreiben; eine E‑Mail oder ein Telefax reicht nicht aus. Die Unterschrift muss von einer Person stammen, die in der Betriebshierarchie erkennbar über Ihnen steht (z.B. Geschäftsführung, Personalleitung, Vorgesetzte mit Vertretungsbefugnis).

Seit der Neuregelung zum 01.01.2025 kann das Zeugnis mit Ihrer Einwilligung auch in elektronischer Form erteilt werden (§ 109 Abs. 3 GewO). In der Praxis wird ein qualifiziert elektronisch signiertes PDF (z.B. für Online‑Bewerbungen) besonders geeignet sein.

Äußere Gestaltung

Auch die äußere Form darf keinen versteckten negativen Eindruck erzeugen. Das Zeugnis sollte auf offiziellem Firmenbogen erstellt werden. Eine übliche Faltung für den Geschäftsumschlag ist zulässig; das Zeugnis muss aber kopierfähig bleiben (BAG 21.09.1999 – 9 AZR 893/98).

Tabellarische Zeugnisse

Ein an ein Schulzeugnis angelehntes tabellarisches Zeugnis mit einzelnen Bewertungskriterien und Schulnoten erfüllt den gesetzlichen Zeugnisanspruch nach § 109 GewO in der Regel nicht. Das Bundesarbeitsgericht verlangt einen individuell formulierten Fließtext, der die Besonderheiten Ihrer Tätigkeit und Leistung hervorhebt (BAG 27.04.2021 – 9 AZR 262/20).

Wenn Ihnen ein reines Tabellenzeugnis erteilt wird, sollten Sie eine Berichtigung verlangen.

Durchsetzung Ihrer Zeugnisansprüche

Wie setzen Arbeitnehmende ihre Rechte durch?

Wenn ein Zeugnis gar nicht, verspätet oder inhaltlich fehlerhaft erteilt wird, können Arbeitnehmende ihren Anspruch gerichtlich geltend machen. Im Prozess geht es immer noch um den ursprünglichen Erfüllungsanspruch aus § 109 GewO – entweder auf Erteilung eines Zeugnisses oder auf Berichtigung eines bereits erteilten Zeugnisses.

Bei der Klage auf Zeugniserteilung oder Berichtigung trägt die Arbeitgeberseite grundsätzlich die Darlegungs‑ und Beweislast dafür, dass das Zeugnis formell und inhaltlich richtig ist; bei überdurchschnittlichen Noten gilt die oben beschriebene abgestufte Beweislast.

Der Klageantrag sollte den gewünschten Zeugnistext möglichst genau enthalten; die Vollstreckung aus einem Urteil erfolgt über Zwangsgeld nach § 888 ZPO.

In dringenden Fällen – etwa wenn Sie sich unmittelbar bewerben müssen und gar kein Zeugnis haben – kommt auch eine einstweilige Verfügung in Betracht, um ein vorläufiges Zeugnis zu erhalten.

Fristen, Verjährung, Verwirkung

Der gesetzliche Anspruch auf Zeugniserteilung unterliegt der regelmäßigen Verjährung nach drei Jahren ab Ende des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis beendet wurde (§§ 195, 199 BGB). Zusätzlich können tarifliche Ausschlussfristen gelten, die deutlich kürzer sind. Wird der Anspruch über längere Zeit nicht geltend gemacht, kann er zudem verwirken, wenn die Arbeitgeberseite darauf vertrauen durfte, dass kein Zeugnis mehr verlangt wird.

Es ist daher empfehlenswert, Ihr Zeugnis zeitnah zu verlangen und bei Unstimmigkeiten frühzeitig anwaltliche Hilfe in Anspruch zu nehmen.

Muss ich das Zeugnis selbst verlangen?

Ja. Arbeitgeber müssen ein Zeugnis grundsätzlich nicht von sich aus erstellen; Arbeitnehmende müssen es ausdrücklich verlangen. Anders ist es bei Auszubildenden: Hier besteht die Pflicht zur Zeugnisausstellung auch ohne Verlangen (§ 16 BBiG).

Ab wann kann ich mein Arbeitszeugnis fordern?

Sie müssen nicht bis zum letzten Arbeitstag warten. Das Zeugnis kann bereits ab Zugang der Kündigung oder ab Abschluss eines Aufhebungsvertrags verlangt werden. Auch eine erhobene Kündigungsschutzklage schiebt die Fälligkeit nicht hinaus.

Wie lange darf die Arbeitgeberseite für das Zeugnis brauchen?

Das Zeugnis ist unverzüglich nach Ausübung Ihres Wahlrechts zu erstellen; als angemessene Bearbeitungszeit gelten in der Regel zwei bis drei Wochen. Bei Verzug kommen Schadensersatzansprüche nach §§ 280, 286 BGB in Betracht.

Darf mein Arbeitszeugnis zurückgehalten werden, bis ich Laptop und Schlüssel zurückgebe?

Nein. Ein Zurückbehaltungsrecht am Zeugnis besteht nicht – weder nach § 273 BGB noch über die Einrede des nicht erfüllten Vertrags nach § 320 BGB. Das gilt auch während eines laufenden Kündigungsschutzprozesses.

Einfaches oder qualifiziertes Arbeitszeugnis – was soll ich verlangen?

Für Bewerbungen ist regelmäßig das qualifizierte Zeugnis sinnvoll, weil es zusätzlich Leistung und Verhalten bewertet (§ 109 Abs. 1 Satz 3 GewO). Wichtig: Wer zunächst nur ein einfaches Zeugnis verlangt und erhält, hat sein Wahlrecht nach §§ 262, 263 Abs. 2 BGB ausgeübt – der Anspruch auf ein qualifiziertes Zeugnis ist dann erloschen.

Kann eine leistungsbezogene Vergütung meine Zeugnisnote beeinflussen?

Ja. Wurde Ihre Leistung im Rahmen einer leistungsorientierten Vergütung als überdurchschnittlich bewertet, kann dies zu einer Selbstbindung der Arbeitgeberseite führen; eine schlechte Leistungsbeurteilung im Zeugnis ist dann kaum zu rechtfertigen.

Was ist ein Zwischenzeugnis und wann steht es mir zu?

Ein Zwischenzeugnis ist eine Beurteilung im laufenden, ungekündigten Arbeitsverhältnis. Es setzt einen triftigen Grund voraus, etwa Vorgesetztenwechsel, Versetzung, Ablauf der Probezeit, Betriebsübergang oder eine in Aussicht gestellte Kündigung.

Bindet ein gutes Zwischenzeugnis das spätere Endzeugnis?

Ja, im Grundsatz. Einem Zwischenzeugnis kommt eine starke Indizwirkung zu; von den Bewertungen darf im Endzeugnis nur nach unten abgewichen werden, wenn sich Leistung oder Verhalten tatsächlich gravierend geändert haben – dies muss die Arbeitgeberseite darlegen und beweisen. Die Bindungswirkung nimmt allerdings mit zunehmendem Zeitabstand ab.

Muss mir das Zeugnis zugeschickt werden?

Grundsätzlich nicht – das Zeugnis ist eine Holschuld nach § 269 Abs. 2 BGB und in den Geschäftsräumen zur Abholung bereitzuhalten. Eine Übersendungspflicht besteht, wenn die Abholung unzumutbar ist (z.B. wegen Wohnsitzwechsels) oder sich die Arbeitgeberseite in Verzug befindet.

Welches Datum muss auf dem Zeugnis stehen?

Wird das Zeugnis zeitnah verlangt, ist ein beendigungsnahes Ausstellungsdatum anzugeben – auch dann, wenn die Erteilung verspätet erfolgt oder das Zeugnis später berichtigt wird. Ein auffällig spätes Datum lässt Dritte auf einen Zeugnisstreit schließen.

Was kann ich tun, wenn mein Zeugnis falsch oder zu schlecht ist?

Sie können Zeugnisberichtigung verlangen; rechtlich handelt es sich weiterhin um Ihren Erfüllungsanspruch aus § 109 Abs. 1 GewO. Das alte Zeugnis ist Zug um Zug gegen das korrigierte Zeugnis zurückzugeben. Der Klageantrag muss die gewünschte Formulierung konkret enthalten.

Wie schnell muss ich reagieren?

Zügig. Der Zeugnisanspruch verjährt zwar erst nach drei Jahren (§§ 195, 199 BGB), kann aber schon vorher verwirken; in der Rechtsprechung wird das Zeitmoment teils zwischen fünf und fünfzehn Monaten angenommen, teilweise genügten zehn Monate völliger Untätigkeit. Zusätzlich können tarifliche oder vertragliche Ausschlussfristen greifen.

Kann ich im Aufhebungsvertrag oder in einer Ausgleichsquittung auf das Zeugnis verzichten?

Vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht; allgemeine Ausgleichsklauseln erfassen den Zeugnisanspruch nicht. Umso wichtiger ist es, im Vergleich nicht nur eine „Note“, sondern den konkreten Wortlaut von Leistungs- und Verhaltensbeurteilung festzuhalten – eine Vereinbarung „Zeugnis mit der Note gut“ ist nach der Rechtsprechung nicht hinreichend bestimmt und damit nicht vollstreckbar.

Mein Zeugnis ist verloren gegangen – bekomme ich ein neues?

Ja, im Rahmen des Möglichen und Zumutbaren. Bei Verlust oder Beschädigung besteht ein Anspruch auf Ersatzausstellung; eine beglaubigte Kopie genügt nicht. Auf ein Verschulden Ihrerseits kommt es nicht an.