Abmahnung

Eine Abmahnung liegt vor, wenn Ihr Unternehmen in erkennbarer Weise ein Verhalten oder eine Leistung beanstandet und damit den Hinweis verbindet, dass im Wiederholungsfall Inhalt oder Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet sind. Sie hat drei Funktionen: Sie dokumentiert und rügt die Pflichtverletzung (Rüge- und Dokumentationsfunktion), sie zeigt das künftig erwartete Verhalten auf (Hinweisfunktion) und sie warnt vor kündigungsrechtlichen Konsequenzen (Warnfunktion).

Rechtlich ist die Abmahnung Ausdruck des Ultima-ratio-Prinzips: Eine verhaltensbedingte Kündigung ist regelmäßig erst nach erfolgloser Abmahnung zulässig – so ausdrücklich § 314 Abs. 2 BGB für die Kündigung aus wichtigem Grund, und entsprechend auch für die ordentliche Kündigung. Eine ohne vorherige vergebliche Abmahnung ausgesprochene verhaltensbedingte Kündigung ist in der Regel unwirksam. Umgekehrt gilt: Mit der Abmahnung verzichtet Ihr Unternehmen konkludent auf das Kündigungsrecht wegen genau dieser Gründe; eine Kündigung kann dann nur auf gleichartige Pflichtverletzungen nach Erhalt der Abmahnung gestützt werden.

Abmahnung, Ermahnung oder nur eine Rüge?

Auf die Überschrift kommt es nicht an – eine Abmahnung muss nicht als „Abmahnung“ bezeichnet sein. Entscheidend ist, ob eine Warnung enthalten ist. Fehlt sie, handelt es sich um eine bloße Ermahnung, Rüge oder Beanstandung, die kündigungsrechtlich (noch) nicht relevant ist. Für eine echte Ermahnung besteht grundsätzlich kein Entfernungsanspruch, selbst wenn sich der Vorwurf später als unzutreffend erweist; hier bleiben Gegendarstellung und Beschwerde. Enthält ein schriftliches Schreiben, das „Ermahnung“ heißt, aber eine Warnung, nähert es sich der Abmahnung – dann besteht bei unzutreffendem Vorwurf ein Entfernungsanspruch.

Prüfliste: Ist Ihre Abmahnung wirksam?

Konkreter Vorwurf: Das beanstandete Verhalten muss genau bezeichnet, die verletzte Pflicht und die konkrete Pflichtverletzung hinreichend deutlich dargestellt sein. Schlagworte wie „schlechte Arbeitsmoral“ oder „unzureichende Leistungen“ genügen nicht.

Echte Warnung: Erforderlich ist der Hinweis, dass im Wiederholungsfall Inhalt oder Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet ist. Der bloße Vorbehalt „arbeitsrechtlicher Konsequenzen“ dürfte unzureichend sein.

Verhältnismäßigkeit: Bei lediglich vereinzelten Bagatellverstößen darf nicht abgemahnt werden.

Form und Ton: Enthält die Abmahnung ein Unwerturteil über Ihre Person statt über Ihr Verhalten oder wird sie ehrverletzend erteilt, kann darin eine Verletzung Ihres Persönlichkeitsrechts liegen – auch wenn der Vorwurf im Übrigen zutrifft.

Kein Verschulden erforderlich: Es genügt ein objektiver Pflichtverstoß; auf Vorwerfbarkeit kommt es nicht an.

Kein Formzwang: Die Abmahnung bedarf keiner Schriftform und kann auch mündlich erklärt werden.

Keine Anhörung, keine Betriebsratsbeteiligung: Eine allgemeine Pflicht, Sie vorher anzuhören, besteht nicht; ein Beteiligungsrecht des Betriebsrats gibt es bei der Abmahnung nicht. Anders kann es im öffentlichen Dienst und bei tariflichen Anhörungspflichten liegen – dann ist die Abmahnung auf Verlangen aus der Personalakte zu entfernen.

Wer darf abmahnen: Nach herrschender Auffassung jeder weisungsbefugte Vorgesetzte.

Mehrere Vorwürfe in einem Schreiben: Trifft auch nur einer nicht zu, ist die Abmahnung insgesamt zu entfernen.

Ihre vier Möglichkeiten, wenn Sie eine Abmahnung erhalten haben:

1. Abwarten und nichts tun. Das kann die richtige Entscheidung sein, gerade bei formalen Mängeln, die nach einer Rüge zeitnah behoben werden könnten. Später kann es für die beweisbelastete Arbeitgeberseite schwierig werden, die damaligen Vorgänge zu rekonstruieren und zu beweisen.
2. Gegendarstellung zur Personalakte. Erklärungen zum Inhalt der Personalakte sind dieser auf Ihr Verlangen beizufügen (§ 83 Abs. 2 BetrVG) – auch dann, wenn Ihr Unternehmen die Gegendarstellung für unzutreffend hält. Der Anspruch gilt auch in Betrieben ohne Betriebsrat und für leitende Angestellte. Praxistipp: Lassen Sie sich schriftlich bestätigen, dass die Gegendarstellung zur Personalakte genommen und dort aufbewahrt wird.
3. Einsicht und Beschwerde. Sie dürfen in Ihre Personalakte Einsicht nehmen und dazu ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen (§ 83 Abs. 1 BetrVG). Sie können sich bei den zuständigen Stellen des Betriebs beschweren; wegen der Beschwerde dürfen Ihnen keine Nachteile entstehen (§ 84 BetrVG). Der Betriebsrat muss die Beschwerde entgegennehmen und, wenn er sie für berechtigt hält, auf Abhilfe hinwirken (§ 85 Abs. 1 BetrVG); die Einigungsstelle kann hier nicht angerufen werden, weil es um einen Rechtsanspruch geht.
4. Widerruf und Entfernung – notfalls gerichtlich. Der Anspruch ist mit einer Leistungsklage auf Widerruf und Entfernung aus der Personalakte durchsetzbar.

Wann muss die Abmahnung aus der Personalakte?

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer können in entsprechender Anwendung der §§ 242, 1004 Abs. 1 Satz 1 BGB die Entfernung einer zu Unrecht erteilten Abmahnung verlangen – wenn sie inhaltlich unbestimmt ist, unrichtige Tatsachenbehauptungen enthält, auf einer unzutreffenden rechtlichen Bewertung beruht oder den Verhältnismäßigkeitsgrundsatz verletzt; ebenso, wenn selbst bei einer zu Recht erteilten Abmahnung kein schutzwürdiges Interesse am Verbleib mehr besteht. Grundlage ist Ihr allgemeines Persönlichkeitsrecht: Die Abmahnung kann Ihr Ansehen, Ihre soziale Geltung und Ihr berufliches Fortkommen beeinträchtigen.

Wichtig für die Prozesschancen: Die Darlegungs- und Beweislast für die bestrittene Pflichtwidrigkeit trägt die Arbeitgeberseite, wobei die Darlegungslast abgestuft ist. Die Abmahnung ist vollständig und ersatzlos zu entfernen; ein Leerblatt in einer paginierten Akte darf keinen Hinweis enthalten, und die Ablage in einer Nebenakte ist unzulässig. Eine entfernte Abmahnung darf in einem Kündigungsrechtsstreit nicht zu Ihren Lasten berücksichtigt werden. Der Streitwert einer Abmahnungsklage wird überwiegend mit einer Bruttomonatsvergütung angesetzt.

Ein Wort zur Abwägung: Eine gerichtliche Auseinandersetzung über eine Abmahnung kann ein fortgeführtes Arbeitsverhältnis erheblich belasten; nicht selten ist die Gegendarstellung der klügere Weg, weil Sie dadurch keinen Rechtsverlust erleiden.

Keine Frist – und kein Rechtsverlust

Für die Reaktion auf eine Abmahnung gibt es keine gesetzliche Frist. Nach der Rechtsprechung haben Sie das Recht, aber – schon im Interesse vermeidbarer Belastungen des Arbeitsverhältnisses – nicht die Pflicht, gerichtlich oder außergerichtlich gegen eine Abmahnung vorzugehen. Eine unbeanstandete Abmahnung erbringt für sich allein keinen Beweis für den behaupteten Vertragsverstoß; eine schriftliche Abmahnung ist kein selbständiges Beweismittel und auch kein Anscheinsbeweis für die inhaltliche Richtigkeit des Vorwurfs – selbst dann nicht, wenn Sie nicht dagegen vorgegangen sind.

Wie lange wirkt eine Abmahnung?

Eine feste Verfallsfrist gibt es nicht; das Bundesarbeitsgericht lehnt starre zeitliche Grenzen ab und stellt auf Art, Schwere und Häufigkeit der Verfehlung sowie Ihr späteres Verhalten ab. In der Praxis war es üblich, Abmahnungen nach zwei bis drei Jahren zu entfernen; verlangen können Sie die Entfernung aber nur, wenn das gerügte Verhalten bedeutungslos geworden ist. Zeitablauf allein trägt den Entfernungsanspruch nicht mehr, weil dokumentierte frühere Pflichtverletzungen in der Interessenabwägung eines Kündigungsschutzprozesses Bedeutung haben. Eine rechtmäßige Abmahnung kann daher im laufenden Arbeitsverhältnis regelmäßig dauerhaft in der Akte bleiben; rechtswidrige Abmahnungen sind zu entfernen.

Nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses

Ist das Arbeitsverhältnis beendet, besteht regelmäßig kein Anspruch mehr auf Entfernung einer zu Unrecht erteilten Abmahnung aus einer Papierakte – es sei denn, es liegen objektive Anhaltspunkte dafür vor, dass die Abmahnung Ihnen weiterhin schaden kann, etwa über ein Zeugnis oder eine Auskunft; dafür sind Sie darlegungs- und beweispflichtig. Bei digital geführten Personalakten ist die Rechtslage günstiger: Hier kann sich ein Löschungsanspruch aus Art. 17 Abs. 1 DSGVO ergeben, der keine objektiven Anhaltspunkte für einen fortdauernden Schaden verlangt.

Was bedeutet die Abmahnung für eine mögliche Kündigung?

Eine Kündigung nach Abmahnung ist grundsätzlich nur bei gleichartigen Wiederholungsfällen möglich. Zwei Punkte sollten Sie kennen: Eine nur formell unwirksame Abmahnung – etwa wegen unterbliebener tariflicher Anhörung – behält nach Auffassung des Bundesarbeitsgerichts ihre Warnfunktion, sodass sich Ihr Unternehmen im Kündigungsschutzverfahren darauf stützen kann. Und: Werden mehrere Abmahnungen ausgesprochen, muss die letzte vor einer Kündigung besonders eindringlich sein.